Наверняка у каждого ивент-менеджера деловых мероприятий существует свой пул спикеров его мечты (если нет, сейчас самое время его подготовить). Для его формирования хороши все способы: поиск публикаций на нужную тематику, анализ мероприятий конкурентов и научных событий на схожие темы, опросы потенциальной аудитории мероприятия, кого они хотели бы послушать, деловые интервью и прочее.
Итак, вы составили список интересных докладчиков. Мы рекомендуем закладывать в него больше фамилий, чем того требует регламент мероприятия. Как выйти на связь со спикерами?
Вот несколько способов, которые вам помогут:
- Личная почта спикера на корпоративном или стороннем домене
- Корпоративная почта компании.
- Социальные сети
- Профессиональные форумы, чаты, телеграм-каналы
- Рекомендации знакомых
- Личное знакомство на мероприятиях, где бывает ваша цель.
Мы не будем говорить о том, что при приглашении спикера важно разбираться в его профессиональной сфере хотя бы на уровне любопытного новичка. Важно постараться понять, что это за человек, проговорить те вопросы, которые вы хотели бы задать ему, и подготовить ответы на те, которые, как вам кажется, он мог бы задать вам. Банальность: не опаздывайте на оговоренные встречи. Проявляйте интерес к профессиональной деятельности спикера и не стесняйтесь говорить о своих профессиональных успехах — это позволит ему понять, что с вами стоит иметь дело. Хорошо иметь заранее подготовленный список тем будущей конференции, тогда обсуждение конкретного доклада будет хорошо ложиться в общую программу. Не пренебрегайте резюмирующими письмами после встречи — это покажет, что вы серьёзно подходите к подготовке мероприятия, ещё раз уточнит достигнутые договоренности (или выявит разногласия), а также станет фундаментом для дальнейших обсуждений.
Вам повезло и спикер проявил интерес к будущему мероприятию. Это может договоренность как о конкретном выступлении, так и согласие о потенциальном сотрудничестве. Если вы нашли спикера под уже запланированную конференцию, лето — самое время, чтобы начать подготовку доклада. Регламент, требования к презентации, брифы — эти вещи кажутся очевидными, но не для тех, кто выступает редко или вообще впервые. Особенно это важно, если ваше мероприятие проходит в нестандартном формате, жестко ограниченном временными рамками. Держите спикера в курсе вашей подготовки к мероприятию и ненавязчиво интересуйтесь его успехами. Но не надо бомбардировать докладчика миллионами писем, одного-двух будет достаточно. Если можно, оговорите с ним временные чек-пойнты и следите за тем, чтобы он их соблюдал.
Во взаимодействии спикера и организатора ивентов самый важный фактор — взаимное уважение и соблюдение достигнутых договоренностей. Отношения, начавшиеся с летнего коктейля на крышной вечеринке, вполне могут перерасти в долголетнее сотрудничество и стать залогом ярких и интересных мероприятий, о которых All-Events с радостью напишет. Удачи!