Уходящий год с одной стороны запомнится большим количеством мероприятий, появлением новых игроков на рынке бизнес-ивентов и новых форматов; а с другой – оптимизацией затрат организаторов, которая зачастую убивала будущие возможности.
Конечно, для компаний, профессионально занимающихся организацией бизнес-ивентов финансовая сторона имеет огромное значение, но если вы планируете заниматься этим бизнесом и в будущем, то вам нужна постоянная лояльная аудитория.
Поэтому есть важные факторы, на которых нельзя экономить:
1. Кофе-брейки
Кофе, чая и воды должно хватить каждому – это азбука бизнес-мероприятия.
Вы можете не устраивать ланч или фуршет. Но, если слушателям не хватило кофе – вас запомнят и обязательно расскажут коллегам и знакомым.
Если вы сняли дорогую площадку, на которой предлагают изысканное и дорогое меню для кофе-брейка – придется платить.
Если ваше мероприятие идет больше 4 часов и на нем есть только кофе и чай, то гости непременно уйдут от вас на поиски еды. И скорее всего уже не вернуться.
2. Спикеры
Вы продали спонсорские пакеты и окупили затраты на мероприятие – это отличная новость.
Но слушателей собрать не удается, поскольку спикеры, заплатившие за свои выступления, не интересны, их программа банальна и похожа на программы других конференций.
Возможно вы соберете аудиторию сегодня, но скоро наступит новый год и собирать будет значительно сложнее. Сарафанное радио все помнит, поэтому ищите баланс между топовыми спикерами (за которых никто не платит) и спонсорством.
3. Модераторы
Зачем нужен модератор? Думаете, можно назначить им одного из спикеров и все в порядке?
На самом деле нет.
Спикер, конечно, представит коллег, но ему может быть не удобно напоминать им о тайминге и прерывать в случае его нарушения.
Мы часто были на конференциях, где сессии затягивались на час и более, поскольку никто не контролировал время. И последняя сессия с очень хорошими докладчиками шла при практически пустом зале. В следующем году этого организатора мы точно проигнорируем.
4. Площадка
Не секрет, что хорошие площадки поднимают аренду залов в осенне-зимний сезон. И если вы хотите сэкономить, то обязательно съездите на новую площадку и оцените удобство локации, отсутствие/наличие парковок, инфраструктуру. Отели часто снижают цены, когда идет ремонт части их помещений или ведутся строительные работы на подъезде к зданию.
Рынок мероприятий предлагает огромный выбор ивентов на любую тематику и слушатели выбирают не только интересную информацию, но и комфорт.
