Москва, Россия

Лето подходит к концу, планы на деловой сезон во многом сформированы, и сейчас самое время определиться с тем, какие подрядчики вам понадобятся для будущих мероприятий. Именно об этом наша новая статья из цикла «Лето event-менеджера».

Итак, вы определились с форматом мероприятия, выбрали площадку и даже договорились с будущими спикерами. Тем не менее, остается ещё один важный вопрос, который часто обходят стороной — выбор сторонних подрядчиков, которые помогут вам с проведением ивента.

Почему этот вопрос нужно решать заранее? В своей практике мы не раз сталкивались с тем, что на поздних стадиях подготовки мероприятия может быть сложно найти нужное оборудование или подрядчика в связи с их высокой востребованностью и ограниченностью предложения.


В каких случаях могут возникать такие сложности:


  • Если ваш спикер или приглашенный гость не говорит по-английски и на других распространенных языках и/или использует профессиональную лексику для узких сфер деятельности.

    Найти хорошего синхронного переводчика — тот ещё квест, но задача усложняется в разы, если ваш докладчик будет говорить на языке, не входящим в десятку самых распространенных языков мира. С этой проблемой часто сталкиваются организаторы международных мероприятий, особенно, если речь идёт о восточных или ближневосточных странах. Также трудно найти переводчика, знакомого с профессиональной лексикой для некоторых сфер деятельности. Чем раньше вы озаботитесь поиском такого специалиста, тем выше шансы, что он будет свободен на дату проведения вашего мероприятия.

  • Если вам нужно редкое оборудование.

    Например, любой вид интерактивного оборудования, используемого в ходе мероприятия, плазменные панели нестандартного размера или в большом количестве, оборудование для организации интернет-трансляций (особенно при многопотоковых докладах), световые конструкции, зоны развлечений, оборудование для 3D, VR и AR контента и прочее.

  • Если вам нужна специальная сувенирная продукция.

    Если вы планируете добавить в ваш промо-пакет что-то особенное, рекомендуем озаботиться организацией сувенирки заранее. Особенно актуален этот совет для тех мероприятий, проведение которых намечено на конец осени — начало зимы. Для всех сувенирных производств это высокий сезон, связанный с приближением нового года, поэтому не откладывайте этот вопрос напоследок. Даже банальные блокноты и ручки с логотипом вашей конференции или выставки будет сложно заказать, если делать всё в последний момент.

  • Если вы хотите пригласить на мероприятие или after-party какую-нибудь звезду или просто устроить интересное развлечение для своих гостей.

  • Если в аренду площадки не входит кейтеринг.

    Еда не является главным событием делового мероприятия, но плохая организация кейтеринга оставляет, простите за невольный каламбур, неважное послевкусие. Поиск хорошего подрядчика займёт время и потребует раннего бронирования.

  • Если вам нужно хорошая репортажная фото- и видеосъёмка.

    Люди любят делиться своими удачными фотографиями с деловых мероприятий, поэтому для пост-продвижения найти хорошего фотографа или оператора, способного представить ваше событие и его участников в наилучшем свет, задача не менее важная, чем подготовка программы и подбор спикеров. Не поленитесь посмотреть работы претендентов и запросить отзыв от их клиентов – хорошие специалисты, как правило, загружены работой и договариваться о съемках нужно заранее.


В подготовке мероприятий, как нигде, важна поговорка «Готовь сани летом, а телегу — зимой». Мы надеемся, что наша статья поможет вам определиться в ваших потребностях и распланировать свою работу так, чтобы успеть всё вовремя.




Вам также могут понравится другие статьи из цикла "Лето event-менеджера":

Лето event-менеджера. Готовим сани летом.
Обзоры

Лето event-менеджера. Готовим сани летом.

16.08.2019

Лето подходит к концу, планы на деловой сезон во многом сформированы, и сейчас самое время определиться с тем, какие подрядчики вам понадобятся для будущих мероприятий. Именно об этом наша новая статья из цикла «Лето event-менеджера».

Итак, вы определились с форматом мероприятия, выбрали площадку и даже договорились с будущими спикерами. Тем не менее, остается ещё один важный вопрос, который часто обходят стороной — выбор сторонних подрядчиков, которые помогут вам с проведением ивента.

Почему этот вопрос нужно решать заранее? В своей практике мы не раз сталкивались с тем, что на поздних стадиях подготовки мероприятия может быть сложно найти нужное оборудование или подрядчика в связи с их высокой востребованностью и ограниченностью предложения.


В каких случаях могут возникать такие сложности:


  • Если ваш спикер или приглашенный гость не говорит по-английски и на других распространенных языках и/или использует профессиональную лексику для узких сфер деятельности.

    Найти хорошего синхронного переводчика — тот ещё квест, но задача усложняется в разы, если ваш докладчик будет говорить на языке, не входящим в десятку самых распространенных языков мира. С этой проблемой часто сталкиваются организаторы международных мероприятий, особенно, если речь идёт о восточных или ближневосточных странах. Также трудно найти переводчика, знакомого с профессиональной лексикой для некоторых сфер деятельности. Чем раньше вы озаботитесь поиском такого специалиста, тем выше шансы, что он будет свободен на дату проведения вашего мероприятия.

  • Если вам нужно редкое оборудование.

    Например, любой вид интерактивного оборудования, используемого в ходе мероприятия, плазменные панели нестандартного размера или в большом количестве, оборудование для организации интернет-трансляций (особенно при многопотоковых докладах), световые конструкции, зоны развлечений, оборудование для 3D, VR и AR контента и прочее.

  • Если вам нужна специальная сувенирная продукция.

    Если вы планируете добавить в ваш промо-пакет что-то особенное, рекомендуем озаботиться организацией сувенирки заранее. Особенно актуален этот совет для тех мероприятий, проведение которых намечено на конец осени — начало зимы. Для всех сувенирных производств это высокий сезон, связанный с приближением нового года, поэтому не откладывайте этот вопрос напоследок. Даже банальные блокноты и ручки с логотипом вашей конференции или выставки будет сложно заказать, если делать всё в последний момент.

  • Если вы хотите пригласить на мероприятие или after-party какую-нибудь звезду или просто устроить интересное развлечение для своих гостей.

  • Если в аренду площадки не входит кейтеринг.

    Еда не является главным событием делового мероприятия, но плохая организация кейтеринга оставляет, простите за невольный каламбур, неважное послевкусие. Поиск хорошего подрядчика займёт время и потребует раннего бронирования.

  • Если вам нужно хорошая репортажная фото- и видеосъёмка.

    Люди любят делиться своими удачными фотографиями с деловых мероприятий, поэтому для пост-продвижения найти хорошего фотографа или оператора, способного представить ваше событие и его участников в наилучшем свет, задача не менее важная, чем подготовка программы и подбор спикеров. Не поленитесь посмотреть работы претендентов и запросить отзыв от их клиентов – хорошие специалисты, как правило, загружены работой и договариваться о съемках нужно заранее.


В подготовке мероприятий, как нигде, важна поговорка «Готовь сани летом, а телегу — зимой». Мы надеемся, что наша статья поможет вам определиться в ваших потребностях и распланировать свою работу так, чтобы успеть всё вовремя.




Вам также могут понравится другие статьи из цикла "Лето event-менеджера":

Комментарии

ВК
Facebook

Подписка на новости