Москва, Россия

Как и у ивент-менеджеров, у площадок для проведения мероприятий летом низкий сезон. В этот период будет проще всего познакомиться с новыми точками, договориться об аренде и, конечно, выбить скидки при раннем бронировании. Сегодняшний выпуск цикла «Лето ивент-менеджера» посвящен тому, как выбрать подходящую площадку для проведения делового мероприятия.

Всегда важно иметь в запасе несколько точек, поэтому не поленитесь съездить и протестировать разные места. Можно приехать как анонимный клиент либо созвониться с менеджером площадки и договориться об экскурсии.

На что обратить внимание при выборе площадки:

  • Местоположение

Важным фактором для выбора площадки является её географическое положение и транспортная доступность. Даже самый прекрасный конференц-зал проигрывает, если посетителю придётся добираться до него через тернии. Идеальным вариантом будет площадка в пределах центральной части города в шаговой доступности от станции метро (для тех городов, где оно есть).

  • Вместимость и размер площадки

Планируя будущее мероприятие, вы уже примерно представляете, сколько участников ожидается. Исходя из этого, выбор площадки базируется на её вместимости. Не стоит экономить, пытаясь впихнуть в зал, рассчитанный на 50 человек, аудиторию в два раза больше: итогом станут негативные отзывы и испорченная репутация. Однако бывает так, что популярность события не совпадает с вашими ожиданиями. В этом случае полезно иметь запасной аэродром. При бронировании зала уточняйте о возможности и условиях замены его на другой, если в наличии есть разные варианты, или держите в памяти альтернативные площадки. Сейчас самое время создать базу конференц-залов для разных видов событий с возможностью сортировки площадок по разным критериями (вместимость, цена, местоположение и др.)

Размер площадки важен для того, чтобы гости чувствовали себя комфортно. Если ваше мероприятие длится пару часов, этот фактор не принципиален, но если оно рассчитано на день или больше, поверьте, участники оценят возможность размять ноги, сделать перекур или просто отдохнуть в перерывах между докладами.

  • Возможности в плане оборудования

В большинстве случаев площадка предоставляет для организаторов все необходимое. Однако если вам необходимо специальное оборудование или формат проведения мероприятия подразумевает особые потребности, будет нелишним уточнить детали, чтобы не встретиться с неприятным сюрпризом. Помимо того, что входит в стандартное предложение, узнайте, можно ли организовать гостям мероприятия бесплатный вайфай или зарядочную станцию для гаджетов — это сразу повысит уровень лояльности участников.

  • Кейтеринг

Важно заранее знать, предоставляет ли площадка услуги кейтеринга или нужно будет обращаться к сторонним организациям. Элементарный минимум — кофе/чай и наличие питьевой воды. Для мероприятий, которые длятся более четырёх часов, необходимо предусмотреть возможность ланча/обеда. Обратите внимание на наличие разных форматов подачи блюд – фуршет, банкет или шведский стол – с учётом специфики вашего мероприятия. Уточните, допускаются ли свои продукты: многие мероприятия заканчиваются коктейль-пати и в этом случае можно существенно сэкономить, заказав алкоголь заранее у своих поставщиков. Если площадка не предоставляет ни кейтеринга, ни возможности заказать его у сторонних поставщиков, узнайте, есть ли поблизости кафе или рестораны, где гости могут перекусить (и добавьте эту информацию в раздаточные материалы).

  • Бонусы

Обязательно поинтересуйтесь, предоставляет ли площадка дополнительные бонусы для гостей мероприятия. Например, если речь идёт о конференц-зале в гостинице, для приезжих участников предоставляются скидки на размещение. Или если речь идёт о мероприятии без кейтеринга, купоны на скидку в местном кафе. Возможны и другие варианты бонусов для организаторов или участников мероприятия.

  • Подходящий формат

Если вы планируете деловое мероприятия в нестандартном формате, важно, чтобы площадка удовлетворяла его требованиям или могла пойти навстречу нуждам организатора. Например, помогла бы со специфической рассадкой гостей для формата «Быстрые свидания» или «Мировое кафе».

  • Парковка

Для многих гостей важным фактором является наличие парковки рядом с местом проведения мероприятия. Если площадка не обладает собственной парковкой, уточните, может ли участник оставить машину неподалеку. Если парковка является платной, выясните, есть ли скидки для гостей мероприятия.

  • Стоимость

Мы оставили этот важный фактор напоследок, потому что говорить о цене имеет смысл после того, как выяснены основные характеристики площадки. Если вы планируете мероприятие заранее, выясните, существуют ли скидки за раннее бронирование: иногда даже небольшая сумма, оплаченная сразу, гарантирует снижение цены. Узнайте, есть ли скидки для новых клиентов или при заключении договора на проведение нескольких мероприятий, а также возможности бартера или компенсации в случае успешной рекомендации площадки своим партнёрам.

Небольшой лайфхак: протестируйте обязательность менеджера площадки, попросив его прислать вам предложение по электронной почте или созвониться с вами в назначенную дату и время. Это, конечно, не гарантия того, что ваше сотрудничество будет идеальным, но проверка на адекватность и умение выполнять свои обязательства.

Мы также рекомендуем вести каталог всех площадок, с которыми вам приходится иметь дело. Это позволит не только упорядочить всю полученную информацию (а если ивент-менеджер хорошо проделал свою домашнюю работу, её будет много), но и при необходимости быстро подобрать замену площадке при форс-мажоре.

Мы надеемся, что эта статья поможет вам при подборе места для проведения нашего мероприятия. Вы также можете воспользоваться нашим каталогом площадок и оценить представленные места, если у вас есть опыт проведения мероприятий в этих локациях. Желаем вам отличного и плодотворного лета!


Вам также могут понравится другие статьи из цикла "Лето event-менеджера":





Лето event-менеджера. Поиск площадки для проведения мероприятий
Обзоры

Лето event-менеджера. Поиск площадки для проведения мероприятий

05.07.2019

Как и у ивент-менеджеров, у площадок для проведения мероприятий летом низкий сезон. В этот период будет проще всего познакомиться с новыми точками, договориться об аренде и, конечно, выбить скидки при раннем бронировании. Сегодняшний выпуск цикла «Лето ивент-менеджера» посвящен тому, как выбрать подходящую площадку для проведения делового мероприятия.

Всегда важно иметь в запасе несколько точек, поэтому не поленитесь съездить и протестировать разные места. Можно приехать как анонимный клиент либо созвониться с менеджером площадки и договориться об экскурсии.

На что обратить внимание при выборе площадки:

  • Местоположение

Важным фактором для выбора площадки является её географическое положение и транспортная доступность. Даже самый прекрасный конференц-зал проигрывает, если посетителю придётся добираться до него через тернии. Идеальным вариантом будет площадка в пределах центральной части города в шаговой доступности от станции метро (для тех городов, где оно есть).

  • Вместимость и размер площадки

Планируя будущее мероприятие, вы уже примерно представляете, сколько участников ожидается. Исходя из этого, выбор площадки базируется на её вместимости. Не стоит экономить, пытаясь впихнуть в зал, рассчитанный на 50 человек, аудиторию в два раза больше: итогом станут негативные отзывы и испорченная репутация. Однако бывает так, что популярность события не совпадает с вашими ожиданиями. В этом случае полезно иметь запасной аэродром. При бронировании зала уточняйте о возможности и условиях замены его на другой, если в наличии есть разные варианты, или держите в памяти альтернативные площадки. Сейчас самое время создать базу конференц-залов для разных видов событий с возможностью сортировки площадок по разным критериями (вместимость, цена, местоположение и др.)

Размер площадки важен для того, чтобы гости чувствовали себя комфортно. Если ваше мероприятие длится пару часов, этот фактор не принципиален, но если оно рассчитано на день или больше, поверьте, участники оценят возможность размять ноги, сделать перекур или просто отдохнуть в перерывах между докладами.

  • Возможности в плане оборудования

В большинстве случаев площадка предоставляет для организаторов все необходимое. Однако если вам необходимо специальное оборудование или формат проведения мероприятия подразумевает особые потребности, будет нелишним уточнить детали, чтобы не встретиться с неприятным сюрпризом. Помимо того, что входит в стандартное предложение, узнайте, можно ли организовать гостям мероприятия бесплатный вайфай или зарядочную станцию для гаджетов — это сразу повысит уровень лояльности участников.

  • Кейтеринг

Важно заранее знать, предоставляет ли площадка услуги кейтеринга или нужно будет обращаться к сторонним организациям. Элементарный минимум — кофе/чай и наличие питьевой воды. Для мероприятий, которые длятся более четырёх часов, необходимо предусмотреть возможность ланча/обеда. Обратите внимание на наличие разных форматов подачи блюд – фуршет, банкет или шведский стол – с учётом специфики вашего мероприятия. Уточните, допускаются ли свои продукты: многие мероприятия заканчиваются коктейль-пати и в этом случае можно существенно сэкономить, заказав алкоголь заранее у своих поставщиков. Если площадка не предоставляет ни кейтеринга, ни возможности заказать его у сторонних поставщиков, узнайте, есть ли поблизости кафе или рестораны, где гости могут перекусить (и добавьте эту информацию в раздаточные материалы).

  • Бонусы

Обязательно поинтересуйтесь, предоставляет ли площадка дополнительные бонусы для гостей мероприятия. Например, если речь идёт о конференц-зале в гостинице, для приезжих участников предоставляются скидки на размещение. Или если речь идёт о мероприятии без кейтеринга, купоны на скидку в местном кафе. Возможны и другие варианты бонусов для организаторов или участников мероприятия.

  • Подходящий формат

Если вы планируете деловое мероприятия в нестандартном формате, важно, чтобы площадка удовлетворяла его требованиям или могла пойти навстречу нуждам организатора. Например, помогла бы со специфической рассадкой гостей для формата «Быстрые свидания» или «Мировое кафе».

  • Парковка

Для многих гостей важным фактором является наличие парковки рядом с местом проведения мероприятия. Если площадка не обладает собственной парковкой, уточните, может ли участник оставить машину неподалеку. Если парковка является платной, выясните, есть ли скидки для гостей мероприятия.

  • Стоимость

Мы оставили этот важный фактор напоследок, потому что говорить о цене имеет смысл после того, как выяснены основные характеристики площадки. Если вы планируете мероприятие заранее, выясните, существуют ли скидки за раннее бронирование: иногда даже небольшая сумма, оплаченная сразу, гарантирует снижение цены. Узнайте, есть ли скидки для новых клиентов или при заключении договора на проведение нескольких мероприятий, а также возможности бартера или компенсации в случае успешной рекомендации площадки своим партнёрам.

Небольшой лайфхак: протестируйте обязательность менеджера площадки, попросив его прислать вам предложение по электронной почте или созвониться с вами в назначенную дату и время. Это, конечно, не гарантия того, что ваше сотрудничество будет идеальным, но проверка на адекватность и умение выполнять свои обязательства.

Мы также рекомендуем вести каталог всех площадок, с которыми вам приходится иметь дело. Это позволит не только упорядочить всю полученную информацию (а если ивент-менеджер хорошо проделал свою домашнюю работу, её будет много), но и при необходимости быстро подобрать замену площадке при форс-мажоре.

Мы надеемся, что эта статья поможет вам при подборе места для проведения нашего мероприятия. Вы также можете воспользоваться нашим каталогом площадок и оценить представленные места, если у вас есть опыт проведения мероприятий в этих локациях. Желаем вам отличного и плодотворного лета!


Вам также могут понравится другие статьи из цикла "Лето event-менеджера":





Комментарии

ВК
Facebook

Подписка на новости